1. De directeur van FBNR zal verantwoordelijk zijn voor het handhaven van het privacy beleid. Vanuit die functie is de directeur ook verantwoordelijk voor het tijdig melden van datalekken. Tenminste één keer per jaar bespreekt het bestuur en bespreekt directeur met de medewerkers de privacy wetgeving en de bijbehorende manier van werken.

2. Het bestuur omarmt de principes van privacy by default en privacy by design. Dat betekent dat bij nieuwe dingen, ontwikkelingen, beleid of software, wordt nagedacht over technische en organisatorische maatregelen om de privacy risico’s voor individuen zo klein mogelijk te maken. Ook worden standaard zo min mogelijk gegevens verwerkt en waardoor de privacy op de best mogelijke manier wordt beschermd.

3. In het kader van de voorbereiding van een gift voor een individuele cliënt(e) en het goed kunnen beoordelen van verzoeken om financiële ondersteuning van organisaties ten behoeve van de betreffende individuele cliënt(e), acht het bestuur het noodzakelijk de volgende persoonsgegevens en documenten van de cliënt(e) te ontvangen en te verwerken:
a. NAW gegevens
b. Kopie paspoort, die gegevens weg die weggelaten kunnen worden, zoals BSN en foto worden niet bewaard
c. Gegevens over financiële / fiscale situatie en bijvoorbeeld schulden
d. Gegevens over gezondheid
e. Gegevens over gezinssamenstelling;
f. Gegevens over burgerlijke staat
g. Gegevens over bijzondere omstandigheden die een beroep op het FBNR rechtvaardigen

Van de aanvragende hulp- en/of dienstverlener worden de volgende gegevens vastgelegd:
a. Naam en functie van de aanvrager, emailadres en zakelijk telefoonnummer
b. De organisatie waar hij/zij werkt, plus de adresgegevens en het bankrekeningnummer van deze organisatie.

De aanvragende instantie en de cliënt(e) geven op het aanvraagformulier uitdrukkelijk toestemming voor het verwerken van deze gegevens ten behoeve van de beoordeling van de aanvraag voor financiële ondersteuning. Indien de desbetreffende cliënt(e) minderjarig is, gegeven de ouders/verzorgers uitdrukkelijk toestemming voor het verwerken van de gegevens. Voor het verwerken van pasfoto’s op (kopieën van) paspoorten, en gegevens over de gezondheid wordt uitdrukkelijk en separaat door de cliënt(e) voor wie de aanvraag wordt gedaan toestemming verleend.

De gegevens uit de aanvraag wordt gedurende vijf jaar bewaard. Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de gegevens vernietigd. Deze bewaartermijn wordt gehanteerd om het FBNR in staat te stellen de aanvraag en eventuele vervolgaanvragen aan het eigen beleid te toetsen.
De gegevens worden digitaal bewaard in het ICT systeem dat het primaire proces van het FBNR ondersteunt. Alleen de directeur en de medewerkers van het FBNR hebben toegang tot dit ICT-systeem. De computers worden beschermd met een wachtwoord. De gegevens worden fysiek bewaard in een afgesloten kast die alleen voor de directeur en medewerkers van het FBNR toegankelijk is.

Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, met uitzondering van een of meerdere bij het FBNR betrokken particuliere fondsen die van het FBNR verlangen dat hun donatie aan het FBNR met overlegging van persoonsgegevens verantwoord wordt. In de regel betreft dit alleen naam, geslacht en leeftijd van de cliënt(e).

Op verzoek van de aanvrager en/of de cliënt(e) zullen alle persoonsgegevens uit de fysieke en digitale dossiers verwijderd worden.

4. Betrokkenen hebben op basis van de AVG de volgende rechten:
a. inzagerecht,
b. recht op rectificatie,
c. recht op het wissen van gegevens,
d. recht op beperking van de verwerking,
e. recht op bezwaar,
f. recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit) en
g. klachtrecht bij Autoriteit Persoonsgegevens.

5. De organisatie zal zodanig ingericht worden dat uiterlijk binnen een maand kan worden gereageerd op een verzoek van een betrokkene. Wanneer dit niet mogelijk is dient de betrokkene binnen een maand geïnformeerd te worden dat de beantwoording van de vraag nog maximaal twee maanden in beslag neemt. Voor het beantwoorden van vragen van betrokkenen mogen geen kosten in rekening worden gebracht, tenzij de vraag excessief of duidelijk onrechtmatig is.